Gewinne steigern, Mitarbeiter entlasten – Smarte Automatisierungen
für Handwerksbetriebe!
Machen Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher mit digitalen Prozessen, die Zeit sparen, Kosten senken und den Betrieb reibungslos am Laufen halten.
Weniger Verwaltungsaufwand – mehr Zeit für das Kerngeschäft
Fehler reduzieren und Abläufe effizienter gestalten
Mitarbeiter entlasten und die Produktivität steigern
Handwerk im Wandel – Wer sich nicht anpasst, stirbt aus
Die Rahmenbedingungen
haben sich geändert.
Inflation frisst Gewinne auf, Material- und Energiekosten steigen, die Wirtschaft wackelt und Fachkräfte fehlen an allen Ecken und Enden. Das setzt viele Betriebe unter massiven Druck.
Die meisten Handwerker haben noch volle Auftragsbücher, aber man spürt langsam, dass Kunden vorsichtiger werden. Gleichzeitig wird es zur echten Herausforderung, neue Leute zu finden, und die steigenden Kosten machen es immer schwerer, profitabel zu bleiben. Wer da nicht schlank und effizient arbeitet, verliert schneller, als ihm lieb ist.
Die Lösung?
Digitalisierung und
Automatisierung.
Die Betriebe, die jetzt auf Effizienz setzen, sind die, die überleben und weiter Gewinne machen.
Mit digitalen Prozessen lassen sich Kosten senken, Zeit sparen und Abläufe optimieren. Automatisierte Prozesse in Projektmanagement, Verwaltung, Personal, Marketing, Vertrieb und Kundenbetreuung sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen reibungslos läuft.
Jetzt ist der Moment, um Ihr Unternehmen zukunftssicher zu machen. Wer sich jetzt bewegt, hat die Nase vorn. Wer wartet, wird stehengelassen.
Das volle Potenzial ausschöpfen
Viele Handwerksbetriebe haben die ersten Schritte gemacht: Rechnungen laufen über eine Software, Kundenanfragen werden digital erfasst, und Projekte sind nicht mehr nur auf Zetteln dokumentiert.
Doch echte Effizienz sieht anders aus. In den meisten Betrieben läuft vieles noch parallel:
Systeme, die nicht miteinander sprechen, manuelle Nacharbeit, doppelte Dateneingaben. Vieles ist digital, aber nicht automatisiert – und genau hier bleibt das größte Potenzial ungenutzt.
Doch echte Effizienz sieht anders aus. In den meisten Betrieben läuft vieles noch parallel:
Systeme, die nicht miteinander sprechen, manuelle Nacharbeit, doppelte Dateneingaben. Vieles ist digital, aber nicht automatisiert – und genau hier bleibt das größte Potenzial ungenutzt.
Maximale Effizienz entsteht erst, wenn Softwarelösungen nicht nur existieren, sondern ineinandergreifen. Wenn Daten automatisch von einem System ins nächste fließen. Wenn keine Rechnung mehr händisch abgeglichen, keine Aufgabe mehr manuell verteilt und kein Kunde mehr vergessen wird.
Projektmanagement
- ❌ Aufgabenchaos: Alle Aufgaben müssen per Hand ins System eingetragen, und die zuständigen Mitarbeiter extra informiert werden. Änderungen werden nicht automatisch weitergegeben.
- ❌ Projektstatus unklar: Jede Änderung wird manuell nachgetragen und an alle weitergeleitet – oft per E-Mail oder WhatsApp. Ein zentraler Überblick fehlt.
- ❌ Zeiterfassung aufwendig: Arbeitszeiten werden händisch eingetragen und kontrolliert. Überstunden oder die aktuelle Auslastung sind nicht sofort ersichtlich.
- ❌ Berichte kosten Zeit: Fortschritte müssen in Meetings besprochen werden, weil es keine aktuelle Übersicht gibt. Projektberichte werden mühsam von Hand erstellt.
- ❌ Unkoordiniertes Lager: Nachschub wird manuell organisiert, wodurch es schnell zu Engpässen kommt. Budgetüberschreitungen fallen oft erst auf, wenn es zu spät ist.
Projektmanagement
- ✅ Aufgaben laufen automatisch: Neue Aufgaben werden direkt zugewiesen, und die Mitarbeiter erhalten automatisch eine Benachrichtigung. Alle Änderungen sind immer aktuell.
- ✅ Klarer Projektstatus in Echtzeit: Alle Beteiligten sehen jederzeit den aktuellen Stand – per E-Mail, Slack oder Teams. Ein zentrales Dashboard zeigt, wo es hakt.
- ✅ Zeiterfassung ohne Aufwand: Arbeitszeiten werden automatisch erfasst und direkt mit Aufgaben und Projekten verknüpft. Überstunden und Engpässe sind sofort sichtbar.
- ✅ Berichte auf Knopfdruck: Fortschritte werden automatisch dokumentiert. Frühzeitige Warnungen helfen, Verzögerungen zu vermeiden.
- ✅ Material immer im Blick: Sinkt der Lagerbestand unter einen bestimmten Wert, wird automatisch nachbestellt. Die Buchhaltung ist direkt angebunden, und Budgetwarnungen kommen rechtzeitig.
Verwaltung
- ❌ Ineffiziente Abrechnungsprozesse: Rechnungen werden verzögert erstellt, Zahlungseingänge müssen manuell abgeglichen und Mahnungen einzeln versendet werden.
- ❌ Unstrukturierte Belegverwaltung: Belege werden per E-Mail oder in Papierform gesammelt, manuell hochgeladen und für den Steuerberater vorbereitet.
- ❌ Aufwendige Zeiterfassung: Arbeitszeiten und Spesenabrechnungen werden händisch erfasst und geprüft. Fehler führen zu Verzögerungen in der Lohnabrechnung.
- ❌ Kundenkommunikation ohne System: Terminbestätigungen, Auftragsstatus und Angebotserinnerungen müssen einzeln per E-Mail oder Telefon verschickt werden.
- ❌ Intransparente Finanzverwaltung: Finanzberichte werden manuell erstellt, Liquiditätswarnungen fehlen, und Umsätze sowie Kosten sind nicht sofort einsehbar.
Verwaltung
- ✅ Automatisierte Rechnungsbearbeitung: Rechnungen werden direkt nach Auftragsabschluss erstellt, Zahlungseingänge automatisch verbucht, und offene Rechnungen lösen Mahnungen per E-Mail oder SMS aus.
- ✅ Digitale Belegverwaltung: Belege werden automatisch aus E-Mails oder digitalen Ablagen erfasst und direkt in die Buchhaltungssoftware integriert. Der Steuerberater erhält alle relevanten Unterlagen zentral.
- ✅ Zeiterfassung ohne Aufwand: Arbeitszeiten und Spesenabrechnungen werden automatisch erfasst, mit der Lohnbuchhaltung verknüpft und auf Fehler geprüft.
- ✅ Strukturierte Kundenkommunikation: Terminbestätigungen, Auftragsupdates und Angebotsnachfassungen werden automatisch versendet.
- ✅ Echtzeit-Finanzberichte: Finanzübersichten, Liquiditätswarnungen und offene Rechnungen sind jederzeit abrufbar.
Personal
- ❌ Unkoordiniertes Urlaubsmanagement: Anträge müssen manuell geprüft und genehmigt werden. Fehlende Erinnerungen führen zu Überschneidungen oder Fristversäumnissen.
- ❌ Aufwendige Arbeitszeitkontrollen: Zeiten müssen nachträglich geprüft und korrigiert werden. Es gibt keine automatische Integration in die Gehaltsabrechnung.
- ❌ Manuelle Bewerbungsprozesse: Bewerbungen müssen einzeln ins System übertragen, weitergeleitet und einsortiert werden.
- ❌ Fehlende Onboarding-Struktur: Neue Mitarbeiter erhalten keine einheitliche Einführung, und IT-Zugänge werden oft verspätet eingerichtet.
- ❌ Ineffiziente Dokumentenverwaltung: Arbeitsverträge und Zertifikate müssen manuell verwaltet und verlängert werden, Fristen werden nicht automatisch überwacht.
Personal
- ✅ Automatische Urlaubsverwaltung: Anträge werden geprüft, genehmigt und mit Erinnerungen sowie einer synchronisierten Resturlaubsberechnung versehen.
- ✅ Arbeitszeiten digital erfasst: Zeiten werden automatisch mit der Lohnabrechnung verknüpft, Abweichungen werden gemeldet.
- ✅ Strukturierte Bewerberverwaltung: Bewerbungen werden direkt aus E-Mails oder Formularen übernommen und nach Kriterien sortiert.
- ✅ Strukturiertes Onboarding: IT-Zugänge, Schulungen und Checklisten werden automatisch bereitgestellt, Mentoren werden zugewiesen.
- ✅ Digitale Vertragsverwaltung: Verträge und Dokumente werden zentral verwaltet, Fristen und Verlängerungen automatisch überwacht.
Vertrieb
- ❌ Interessenten nicht sichtbar: Es ist nicht sichtbar, welche potenziellen Kunden die Website besuchen – mögliche Aufträge bleiben ungenutzt.
- ❌ Manuelle Terminvereinbarung: Interessenten müssen einzeln kontaktiert werden, um Beratungsgespräche oder Besichtigungstermine zu vereinbaren.
- ❌ Fehlende Angebotsnachverfolgung: Kunden, die sich für ein Angebot interessiert haben, werden nicht automatisch kontaktiert, wodurch Aufträge verloren gehen.
- ❌ Unkoordinierte Kundenverwaltung: Neue Anfragen aus E-Mails oder der Website müssen manuell in Listen eingetragen werden.
- ❌ Fehlende Transparenz bei Kundenanfragen: Potenzielle Aufträge gehen verloren, da laufende Anfragen nicht in einem zentralen System erfasst werden.
Vertrieb
- ✅ Website-Besucher automatisch erfasst: Potenzielle Kunden können gezielt angesprochen werden, da Website-Interaktionen erfasst werden.
- ✅ Direkte Terminbuchung: Beratungstermine können direkt über die Website oder per Nachricht gebucht werden.
- ✅ Automatische Angebotsnachverfolgung: Kunden erhalten Erinnerungen für offene Angebote oder nicht bestätigte Aufträge.
- ✅ Automatische Erfassung von Kundenanfragen: Neue Anfragen werden direkt aus E-Mails oder Formularen übernommen und zentral gespeichert.
- ✅ Strukturierte Übersicht: Alle laufenden Anfragen und Angebote werden automatisch erfasst, sodass kein potenzieller Auftrag verloren geht.
Marketing
- ❌ Inkonsistente Social-Media-Präsenz: Beiträge erscheinen nur sporadisch, abgeschlossene Projekte und aktuelle Arbeiten werden nicht regelmäßig gezeigt.
- ❌ Unklare Herkunft neuer Anfragen: Es ist nicht ersichtlich, ob Anfragen über die Website, Social Media, Weiterempfehlungen oder andere Kanäle kommen – eine gezielte Optimierung ist dadurch kaum möglich.
- ❌ Fehlende Marketing-Automatisierung: Interessenten, die sich für eine Leistung interessiert haben, werden nicht gezielt durch abgestimmte E-Mail-Sequenzen weiter angesprochen.
- ❌ Manuelle Newsletter-Erstellung: Inhalte müssen komplett per Hand zusammengestellt werden, es gibt keine automatische Integration von Beiträgen oder Projekten.
- ❌ Positive Rezensionen bleiben ungenutzt: Kundenmeinungen werden nicht automatisch in Website, Social Media oder Werbematerialien integriert.
Marketing
- ✅ Automatisch geplante Beiträge: Abgeschlossene Projekte und aktuelle Arbeiten werden regelmäßig automatisch gepostet.
- ✅ Anfragenquellen im Blick: Alle Anfragen werden automatisch erfasst und der jeweiligen Quelle zugeordnet, um Werbemaßnahmen und Empfehlungen gezielt zu verbessern.
- ✅ Automatisierte E-Mail-Sequenzen: Interessenten, die noch nicht gebucht haben, erhalten gezielte Follow-up-E-Mails.
- ✅ Automatische Newsletter: Inhalte aus Social-Media-Beiträgen und abgeschlossenen Projekten werden automatisch zu Newslettern verarbeitet.
- ✅ Automatische Einbindung von Bewertungen: Kunden werden nach Abschluss eines Auftrags automatisch um eine Bewertung gebeten, die für das Marketing verwendet werden kann.
Kundenmanagement
- ❌ Unstrukturierte Kundeninformationen: Kundendaten sind in Notizen, Excel-Listen oder E-Mails verstreut, eine zentrale Übersicht fehlt.
- ❌ Zeitaufwendige Reklamationsprozesse: Reklamationen nehmen viel Zeit in Anspruch – Anfragen gehen unstrukturiert ein und die manuelle Bearbeitung ist aufwendig.
- ❌ Keine aktive Bewertungseinholung: Kundenmeinungen werden nicht aktiv eingeholt und Marketingpotenzial bleibt auf der Strecke.
- ❌ Vernachlässigte Bestandskundenpflege: Bestehende Kunden werden nicht gezielt angesprochen – Wartungsaufträge oder Zusatzleistungen entfallen.
- ❌ Unklarer Auftragsstatus: Fortschritte und Verzögerungen müssen manuell kommuniziert werden. Kunden fragen oft nach, weil es keine transparente Übersicht gibt.
Kundenmanagement
- ✅ Zentrale Kundenverwaltung: Alle Kundendaten, Kontaktverläufe und Terminbuchungen werden automatisch in einer zentralen Datenbank gespeichert.
- ✅ Automatisierte Reklamationsprozesse: Ein System erfasst und priorisiert Reklamationen automatisch, liefert passende Vorlagen oder beantwortet wiederkehrende Anfragen selbstständig. Kunden werden regelmäßig über den Status informiert.
- ✅ Automatische Bewertungsanfragen: Kundenmeinungen werden aktiv abgefragt und für das Marketing genutzt.
- ✅ Gezielte Kundenansprache: Bestandskunden erhalten personalisierte Hinweise zu Wartungsarbeiten oder zusätzlichen Dienstleistungen.
- ✅ Automatische Statusupdates: Kunden erhalten regelmäßige Benachrichtigungen über den Projektfortschritt, ohne dass Nachfragen nötig sind.
Warum Automatisieren?
Die Vorteile auf einen Blick.
Effizienz ist kein Nice-to-have – sie entscheidet über Gewinn oder Verlust. Jeder gesparte Euro ist ein Euro mehr Gewinn. Und umgekehrt: Wer Kosten nicht optimiert, muss den Umsatz drastisch steigern, um denselben Effekt zu erzielen.
Ein Beispiel: Ein Handwerksbetrieb mit 10 % Marge muss 10 Euro mehr Umsatz machen, um den gleichen Gewinn zu erzielen, den er mit 1 Euro weniger Kosten sofort in der Tasche hätte.
Kundenstimmen
So sieht eine Zusammenarbeit mit uns aus
Schritt 1: Betriebsanalyse & Fahrplan
Wir schauen uns Ihren Betrieb genau an und analysieren, welche Prozesse verbessert oder automatisiert werden können. Am Ende haben Sie einen klaren Plan, wie Sie mit smarten Lösungen Zeit und Geld sparen.
Schritt 2: Umsetzung & Integration
Wir setzen die passenden Softwarelösungen ein, verknüpfen Ihre bestehenden Systeme und sorgen dafür, dass Abläufe nahtlos ineinandergreifen. Das reduziert Fehler, spart Zeit und macht Ihr Unternehmen produktiver.
Schritt 3: Betreuung & Weiterentwicklung
Wir optimieren Ihre Prozesse kontinuierlich und stehen Ihnen jederzeit als Partner zur Seite. Neue Anforderungen? Kein Problem. Ihr Betrieb bleibt wettbewerbsfähig – heute und in Zukunft.
Von KI zur Digitalisierung –
Der logische Schritt
Dean wuchs mit dem Handwerksbetrieb seines Vaters auf und bekam von klein auf mit, wie die Abläufe in einem Handwerksbetrieb funktionieren. Er konnte tief in die Kernbereiche eintauchen – von Projektmanagement über Kundenverwaltung bis hin zu Materialbeschaffung und interner Organisation. Diese Einblicke gaben ihm ein klares Verständnis dafür, wie Handwerksbetriebe strukturiert sind und wo sich Prozesse weiter optimieren lassen.
Jannis wiederum tauchte bei BCG in die Welt der großen Unternehmen ein, wo er sah, wie durchdachte Prozesse und klare Strukturen Wachstum und Effizienz entscheidend beeinflussen.
Als KI immer mehr Fahrt aufnahm, war uns schnell klar, welches Potenzial dahintersteckt. Aber anstatt nur zuzusehen, wollten wir selbst damit arbeiten und echte Veränderungen bewirken.
Mit dieser Vision gründeten wir Vicora Consulting und entwickelten KI‒Agenten für verschiedenste Unternehmen. Doch dabei wurde uns schnell klar:
Die meisten Betriebe in Deutschland sind noch nicht bereit für KI.
Nicht, weil das Potenzial nicht da wäre – sondern weil die Grundlage fehlt. KI kann erst dann sinnvoll eingesetzt werden, wenn die Prozesse und Systeme optimal aufgestellt sind.
Deshalb gehen wir einen Schritt zurück, um Unternehmen wirklich nach vorne zu bringen.
Durch unsere Nähe zum Handwerk – die Erfahrungen im Betrieb und die Gespräche mit Unternehmern – wurde uns bewusst, dass es vor allem das Handwerk ist, das in diesen Bereichen hinterherhinkt.
Nicht, weil das Potenzial nicht da wäre – sondern weil die Grundlage fehlt. KI kann erst dann sinnvoll eingesetzt werden, wenn die Prozesse und Systeme optimal aufgestellt sind.
Deshalb gehen wir einen Schritt zurück, um Unternehmen wirklich nach vorne zu bringen.
Durch unsere Nähe zum Handwerk – die Erfahrungen im Betrieb und die Gespräche mit Unternehmern – wurde uns bewusst, dass es vor allem das Handwerk ist, das in diesen Bereichen hinterherhinkt.
Nicht, weil es ihnen an Know‒how fehlt – sondern weil sie sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: ihre Arbeit, ihr Handwerk, ihre Kunden.
Aber gerade Tradition und Innovation müssen sich nicht ausschließen. Wer als Handwerksbetrieb effizient aufgestellt ist, bleibt wettbewerbsfähig – egal, wie.
Q&A – Häufig gestellte Fragen
Warum reicht es nicht, einfach eine Software einzuführen?
Eine Software allein löst keine Probleme, wenn sie nicht mit anderen Systemen verknüpft ist. Viele Betriebe haben digitale Insellösungen, die weiterhin manuelle Arbeit erfordern. Erst wenn Prozesse automatisch ineinandergreifen, entsteht echte Effizienz.
Unser Betrieb läuft gut – warum sollten wir jetzt digitalisieren?
Weil der Markt sich verändert: steigende Kosten, Fachkräftemangel, neue Wettbewerber. Wer frühzeitig optimiert, spart Zeit und Geld, bevor es eng wird. Effiziente Betriebe arbeiten profitabler und sind langfristig erfolgreicher
Wird mein Betrieb durch Automatisierungen unpersönlich?
Nein – im Gegenteil. Automatisierung entlastet von Routineaufgaben, sodass mehr Zeit für Kunden und Mitarbeiter bleibt. Terminbestätigungen, Rechnungen oder Angebotsnachverfolgung laufen im Hintergrund, während Sie sich auf Ihr Handwerk konzentrieren.
Ist das nicht nur was für große Unternehmen?
Gerade kleinere Betriebe profitieren, weil sie weniger Ressourcen für Verwaltung, Buchhaltung und Vertrieb haben. Automatisierung ermöglicht es, mit weniger Aufwand mehr zu schaffen – ohne zusätzliches Personal einzustellen.
Ist das nicht teuer?
Nein, nicht zu digitalisieren ist teurer. Automatisierung spart Geld, indem sie Zeitfresser eliminiert, Fehler reduziert und Prozesse effizienter macht. Jede gesparte Stunde erhöht den Gewinn, ohne mehr Umsatz machen zu müssen.
© Copyright 2025 - Vicora Consulting